Datenbanken und Dateien strukturieren

Adressdateien besser einheitlich strukturieren

Sie können Adressen einfacher und schneller bearbeiten, wenn Ihre Adressendateien eine einheitliche Datenstruktur aufweisen. Wir unterstützen Sie bei der Portierung und Anpassung von Datenbeständen aus unterschiedlichen Quellen und Dateiformaten. Sie erhalten sauber strukturierte Datenbank-Tabellen für differenzierte Abfragen und genaue Zielgruppenbestimmungen, sowie standardisierte Vorlagen für die Erfassung neuer Daten. MailCom macht Ihre Adressdateien fit für echtes Database-Marketing.

Dateien konsolidieren und in beliebige Datenbankformate konvertieren

Wir führen Ihre Adressdatenbestände aus Datenbanken wie zum Beispiel dBASE, Paradox, Foxpro, SQL, Oracle, beliebigen Programmen nach ODBC-Standard, Textdateien oder Exceltabellen zusammen, strukturieren sie einheitlich und exportieren sie in ein Datenbankformat Ihrer Wahl.

Defekte Datenbanken reparieren

Durch Stromausfall, unsachgemäße Handhabung wie Ausschalten des Computers bei geöffneter Datenbank oder Virenbefall können Adressdatenbanken unbrauchbar werden. In vielen Fällen können unsere Spezialisten korrupte Dateien reparieren. Schicken Sie uns Ihre beschädigten Adressdateien zur kostenlosen Prüfung. Sofern eine Reparatur möglich ist, erhalten Sie von uns zunächst einen Kostenvoranschlag.

Übrigens: Wir prüfen und reparieren defekte Tabellen in Adressdateien fast aller Datenbankformate.

Namensbestandteile in separaten Datenfeldern speichern

Eine gut strukturierte Adress-Datenbank zeichnet sich unter anderem durch separate Datenfelder für alle Namensbestandteile aus. Wir analysieren und selektieren Titel, Vornamen, Präfix, Nachnamen und Namenszusätze in komplexen Datenfeldern und legen sie in den entsprechend definierten Adressdatenfeldern einer neuen Datei ab.

Anschriftenelemente und Rufnummern separat speichern

In vielen unprofessionell strukturierten Adressdateien werden postalische Anschriften und Rufnummern in gemeinsamen Datenfeldern gespeichert. In solchen Fällen verbessern wir die Möglichkeiten zur Prüfung und Selektion der Adressen, indem wir die Anschriften in die Bestandteile PLZ, Ort, Straße und Hausnummer zerlegen und in getrennten Datenfeldern abspeichern. Ebenso verfahren wir bei Vorwahl- und Rufnummern.

Datenfelder formatieren und bereinigen

Für eine schnelle und reibungslose Verarbeitung müssen Ihre Adressenbestände eine einheitliche Datenstruktur mit umfassend formatierten Datenfeldern aufweisen. Datenbestände, die aus fremden Quellen stammen oder aus anderen Computersystemen und Softwareanwendungen übernommen wurden, sind zudem häufig verunreinigt oder falsch formatiert.

Wir konsolidieren und formatieren Ihre heterogenen Adressdateien. Wir übernehmen auch die Feinarbeit bei der Normierung, beseitigen beispielsweise Verunreinigungen wie Satzzeichen, Leerstellen oder Sonderzeichen, erzeugen phonetischen Code oder füllen Felder mit beliebigem Text, Zahlen oder Zeichen auf.

Groß-/Klein-Schreibweise prüfen und erzeugen

Ihre Adressen enthalten versal (in Großbuchstaben) geschriebene Wörter oder sind vollständig groß geschrieben?

Wir wandeln solche Adressen, die häufig aus Großrechnersystemen oder älterer Software übernommen wurden, im Rahmen einer systematischen Prüfung in die korrekte gemischte Schreibweise (Groß-/Kleinschreibung) um.

Für Ausnahmeschreibweisen wie GmbH oder Namenskonventionen wie LaForsch oder Dr. med. verwenden wir Listen mit Ausnahmeregeln, die eine korrekte Umwandlung ermöglichen.

Anschließend können Sie die von uns gelieferten Adressdateien in Ihre Datenbank übernehmen und für beliebige Anwendungen einsetzen.

Beispiel:

alt:     ABC KRAFTFAHRZEUGVERWERTUNG GMBH
neu:   ABC Kraftfahrzeugverwertung GmbH

Lange Firmennamen in mehreren Datenbankfeldern ablegen

Wir analysieren komplexe Firmennamen in Ihren Adressbeständen, splitten sie in die gewünschte Länge und legen die Bestandteile in verschiedenen Datenbankfeldern ab.

In der Praxis kommt es insbesondere bei aus Telefonverzeichnissen gewonnenen Firmenadressen immer wieder zu Problemen. Die Adresszeilen sind mit bis zu 120 Stellen viel zu lang. In ein Brieffenster passen bei üblicher Schriftgröße maximal 45 Zeichen je Zeile. Längere Firmennamen würden im Brieffenster verschwinden. Häufig sind auch die Felder der eingesetzten Datenbank nicht für längere Firmennamen ausgelegt.

Übrigens: Wir können beliebige Datenbankfelder splitten - bitte informieren Sie uns über Ihre Wünsche.

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Bitte rufen Sie uns an oder benutzen Sie unser Kontaktformular für Ihre Anfrage.


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