Bis zu 20 Prozent Mailingkosten sparen

Ergänzen Sie automatisch Telefon- und Faxnummern und sparen Sie bei der Aktualisierung Ihrer Adressen bis zu 20 Prozent Ihrer Mailingkosten.

Adressen optimal aufbereiten

Ein gut gepflegter Adressenbestand ist das aktive Kapital Ihres Unternehmens. Doch auch ein zweiter Aspekt spricht dafür, der Adresspflege besondere Aufmerksamkeit zu widmen: Denken Sie an das Thema Porto. Mit einem in jeder Hinsicht optimierten Datenbestand erreichen Sie den Return on Investment bei Mailings & Co. wesentlich früher – Ihre Direktmarketing-Aktion trägt bessere Früchte.

Der von Fachleuten empfohlene Weg, Adressen für die Aussendung eines Mailings, eine Telefon- oder Faxaktion aufzubereiten, besteht aus folgenden Schritten:

  1. Fehlerbereinigung. Hierbei kann es sich sowohl um logische Fehler (Frau Klaus Müller) handeln als auch um Tippfehler (Dorfstrase).
  2. Prüfen der Zustellbarkeit: Ist die Adresse vollständig? Wird ein Paket an eine Postfach-Adresse geschickt? Ist die Adresse logisch?
  3. Abgleich mit der Umzugs-Datenbank der Post: Ist die Adresse noch aktuell oder ist der Empfänger verzogen? (Der große Haken hierbei: Nachsendeaufträge werden nur 6 Monate gespeichert, dann ist die Adresse für immer verloren.)
  4. Dublettenbereinigung: Es empfiehlt sich die phonetische Suche, um Herrn Maier und Herrn Meier unter der gleichen Anschrift zu ermitteln. Hier ist genau darauf zu achten, wie locker oder eng die Auswahlparameter gewählt werden.
  5. Ausschluss-Listen: Bei gemieteten oder gekauften Adressen muß man nicht für Anschriften zahlen, die im eigenen Bestand bereits vorhanden sind. In der Robinson-Liste eingetragene Empfänger und Werbeverweigerer sollten ausgeschlossen werden, genauso wie Empfänger, die in den Nixie-Dateien (z. B. haben in der Vergangenheit nicht bezahlt usw.) enthalten sind.

Ein langer Weg also, bis Ihre Adressen porto- und responseoptimiert aufbereitet sind.


Die Abkürzung: 7 auf einen Streich

Auf den ersten Blick dient der MailCom Phone-Check dazu, Telefon- und Faxnummern zu ergänzen. Allein diese Funktion ist Gold wert – das weiß jeder, der diese Ergänzung schon einmal manuell durchgeführt hat.

Erst aus der Erfahrung der täglichen Anwendung und den dazugehörigen strategischen Gedanken leiten sich die zusätzlichen Nutzen des Phone-Checks ab:

  1. Basisfunktion: Aktualisierung und Ergänzung von Telefon- und Faxnummern
  2. Aktualisierung vorhandener Adress-Stammdaten
  3. Ergänzen von Postfachadressen mit aktuellen Straßenbezeichnungen
  4. Ergänzen von unvollständigen Adressinformationen
  5. Die Adressen-Aktualisierung in einen automatischen Nachrichtenprozess einbeziehen = sofortige Nachricht, wenn sich an einer Adresse etwas ändert (Umzug, andere Telefonnummer etc.)
  6. Ermöglicht genauere Dublettenprüfung
  7. Aktualitätsprüfungen vor Direktmarketingaktionen

So nutzen Sie die Zusatzfunktionen des MailCom-Moduls "Phone-Check" für Ihr effektives Direktmarketing.


Alle folgenden Vorgehensweisen und Tipps sind aus der Praxis entstanden und haben sich bereits bewährt:

Umzugsadressen: Ist die Adresse aus Ihrem Datenbestand unverändert auch auf der Telefon-CD vorhanden, ist sie aktuell und fehlerfrei. Falls eine Person oder Firma innerhalb des gleichen Ortes umgezogen ist, finden Sie sie mit dem Suchparameter "immer besten Treffer finden" auch dann, wenn Straße, Hausnummer oder Postleitzahl sich geändert haben. Bei noch "frischen" Umzugsadressen wird häufig eine Telefonansage mit der neuen Rufnummer geschaltet oder ein Nachsendeantrag gestellt. So können Sie sogar den Kunden noch erreichen, der wenige Monate später für immer verloren wäre.

Ergänzen unvollständiger Anschriften: Gerade manuell erfasste oder von Ihren Kunden selbst online eingegebene Adressen sind oft unvollständig oder fehlerhaft. Der Positiv-Abgleich ergänzt Firmenbezeichnungen, Titel oder Vornamen. Besonders wertvoll für Versender: Zu Postfach-Adressen kann die entsprechende Hausanschrift ermittelt und ergänzt werden.

Auch bei der Dublettenprüfung bietet Ihnen der Einsatz des Phone-Checks Vorteile gegenüber der herkömmlichen Vorgehensweise: Geben Sie die PLZ, den Ort und die Straße als eindeutige Kriterien ein und setzen beim Namen den Parameter auf "Ähnliche", so wie es oft üblich ist, fallen die Dubletten von Umzugsadressen oder die Inhaber von Haus- und Postfachanschriften durchs Raster. Bei einem vorherigen Durchlauf mit dem Positiv-Abgleich werden Umzügler aktualisiert und Postfach-/Hausanschriften als Einheit erkannt und somit die sonst schwer auszumerzenden Dubletten vermieden.

Prüfung bei gemieteten Adressen: Auch bei Adressen professioneller Anbieter kann die Aktualität und damit die Qualität sehr differieren. Wird eine Zielgruppe selten nachgefragt und ist darum wenig lebendig, ist es auch mit höchstem Aufwand kaum möglich, die Adressen 100%ig zu pflegen. Ein Durchlauf mit dem Positiv-Abgleich bringt Ihnen vor der Mailing-Aussendung die Gewissheit, portooptimiert zu arbeiten.

Werbemuffel filtern: Ein Aspekt hat sich erst im Laufe der Anwendungen heraus kristallisiert: Wer nicht im offiziellen Telefonbuch verzeichnet sein möchte, ist meist Werbemuffel und reagiert nicht auf Direktmarketing-Aktionen. Was zunächst nur eine Vermutung war, wurde durch die Erfahrungen vieler Anwender aus unterschiedlichsten Branchen bestätigt. Seitdem nutzen viele Direktmarketing-Anwender den Positiv-Abgleich, um ihren Adressbestand hinsichtlich dieser Response-Verweigerer zu bereinigen – eine völlig andere, aber sehr effektive Alternative zur Robinson-Liste.

Adressen in einen Aktualisierungsprozess einbeziehen: Der besondere Vorteil dieses Software-Moduls wird schnell deutlich: Welche Adresse sich wann ändern wird, ist nicht vorhersehbar. Möchten Sie also alle Adressen aktuell halten, müssten Sie den gesamten Bestand ständig prüfen. Durch den Abgleich mit der Telefon-CD ist es möglich, Ihre kostbare Zeit und Aufmerksamkeit nur den Adressen zu widmen, bei denen tatsächlich Änderungen stattgefunden haben.

Die Investition in eine Adresspflege-Software lohnt sich, je mehr strategisch durchdachte Anwendungen Sie damit durchführen. Deshalb lässt Laforsch Sie mit dem gekauften Programm nicht allein, sondern steht Ihnen bei der praktischen Umsetzung mit Rat und Tat zur Seite.

Fazit: Richtig eingesetzt, spart das MailCom-Softwarepaket inkl. Phone-Check neben dem personellen Aufwand bis zu 20 % Portokosten und/oder erhöht Ihren Response um bis zu 20 % – je nachdem, aus welcher Sicht Sie das Ergebnis betrachten möchten.

Auszug aus den gesammelten Erfahrungsberichten unserer Kunden zur Anwendung des Phone-Checks:

„Nachdem wir bei einem Mailing massenhaft unzustellbare Briefe zurück bekamen, beschlossen wir eine Telefon- und Faxaktion, um zu retten, was von unserem Datenbestand noch zu retten war. Doch: Bei 50 % aller Adressen stimmten Telefon- oder Faxnummer nicht mehr. Also setzten wir uns hin und recherchierten mit Hilfe von Telefonbüchern und CD-ROMs manuell. Viele Kunden konnten wir nicht mehr auffinden, und die ganze Aktion hat uns enorm viel Zeit gekostet.

Insgesamt schlugen die verlorenen Kundenadressen und der Personalaufwand mit 20.000 Euro zu Buche. Ab sofort wollten wir alles besser machen und unseren Adressbestand hüten und pflegen. Dies in einem vernünftigen Turnus zu tun, war sehr zeitintensiv und hat eine Menge Geld gekostet.

Heute setzen wir die MailCom-Adressentools ein. Von dem Programm sind wir begeistert. Ehemals aufwändige Recherchen macht das Programm jetzt automatisch. Das funktioniert mit einer Schnittstelle direkt zu den aktuellen Telefondaten des klickTel-Servers. Der Server enthält die aktuellen Daten der Telekom und kann auf Wunsch auch als monatliches oder vierteljährliches Update bezogen werden, um stets aktuelle Daten zu verwenden.“

 

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